Mentions légales

Cadre légal

Marchés publics

Tout bénéficiaire d’une subvention octroyée par la Région de Bruxelles-Capitale doit vérifier s’il n’est pas un pouvoir adjudicateur soumis à l’application de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services pour la conclusion et l’exécution de ses contrats

En vertu des dispositions de l’article 2, § 2, 8°, de cette loi du 24 décembre 1993, le bénéficiaire qui, dans le cadre de ses activités, à la date de la décision de conclure un contrat à titre onéreux, répond cumulativement aux trois conditions énumérées ci-dessous, revêt la qualité de pouvoir adjudicateur.

Ces trois conditions sont :

1. avoir été créé pour satisfaire spécifiquement des besoins d'intérêt général ayant un caractère autre qu'industriel ou commercial,
2. être doté d'une personnalité juridique (asbl, sprl, sa,…), et
3. voir
a. soit son activité financée majoritairement – soit à plus de 50 % - par les autorités ou organismes mentionnés au § 1er et au § 2, 1° à 8°, de l’article 4 de la loi du 24 décembre 1993 (il s’agit notamment des Communautés et des Régions) ;
b. soit sa gestion soumise à un contrôle de ces autorités ou organismes ;
c. soit plus de la moitié des membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance désignés par ces autorités ou organismes.

Pour déterminer la qualité de son financement, le bénéficiaire doit prendre en compte, sur une base annuelle, l’ensemble des revenus dont il bénéficie, soit l’intégralité des subventions accordées par les autorités ou organismes mentionnés au § 1er et au § 2, 1° à 8°, de l’article 4 de la loi du 24 décembre 1993, quelles que soient leur forme, ainsi que les revenus qui résultent d’une activité commerciale.

Le bénéficiaire trouvera l’ensemble de la réglementation relative aux marchés publics ainsi qu’un premier commentaire de ses principes sur le site web du Service des Marchés Publics du SPF Chancellerie du Premier Ministre : http://www.16procurement.be/.

Documents d’octroi d’une subvention

Après décision du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale ou des Ministres compétents, les droits et obligations du bénéficiaire d’une subvention sont fixés par

- un arrêté des Ministres compétents ou du Gouvernement (pour toute subvention supérieure à 15.000 EUR) qui constitue la base juridique de la subvention ;
- une convention (pour toute subvention octroyée par le Gouvernement) signée par le bénéficiaire représenté par une ou plusieurs personnes habilitées à le représenter et la Région de Bruxelles-Capitale représentée par le Ministre-Président. Cette convention précise les modalités de l’arrêté, notamment en matière de liquidation des montants octroyés, de production des pièces justificatives et de contrôle de l’usage de la subvention.

Dépenses éligibles

L’arrêté de subvention prévoit un montant maximal en euro, ainsi qu’un pourcentage maximal des dépenses éligibles.

La subvention ne peut avoir pour objet ou pour effet de donner lieu à un enrichissement pour le bénéficiaire. Si le décompte final de l’opération démontre un bénéfice, la subvention sera réduite de ce montant.

La subvention est destinée à contribuer aux frais de l’événement concerné.

Les dépenses qui pourront être prises en charge par la subvention sont :

Location du lieu et/ou les charges y afférent
Frais de promotion et publication

Frais de déplacements et d’hébergement
Rétribution de tiers et de sous-traitants, honoraires, bénévoles

Sauf mention contraire dans l’arrêté de subventionnement, les dépenses suivantes sont exclues :

Frais de personnel

Frais administratifs

Honoraires d’avocats et de comptables
Amortissements et investissements
Impôts et taxes non-recouvrables
Charges exceptionnelles

En cas de doute au sujet de l’éligibilité d’une dépense concrète planifiée, l’avis préalable de la Direction des Relations extérieures devra être demandé.

Les dépenses présentées ne peuvent en aucune manière faire l’objet d’un double subventionnement.

Le bénéficiaire est par ailleurs tenu d’indiquer dans son budget prévisionnel toute autre source de financement de l’opération, que celle-ci soit en nature ou monétaire.

Modalités de liquidation

La subvention est liquidée en une ou plusieurs tranches selon les modalités fixées par les dispositions de l’arrêté et/ou la convention.

Lorsque la subvention est liquidée en une tranche unique, les étapes suivantes seront suivies :

1° introduction du dossier final comportant :
le décompte des recettes et dépenses ;
les pièces justificatives pour au minimum le montant de la subvention ;
le rapport d’activité ;
les supports promotionnels.

Ce dossier est à transmettre à l’attention de la Direction Relations extérieures, Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale, boulevard du Jardin Botanique 20, 1035 Bruxelles. Ces documents doivent être introduits avant la date de clôture du subventionnement, comme précisé dans l’arrêté.

2° examen du dossier final par la Direction des Relations extérieures.

3° notification au bénéficiaire du montant des dépenses éligibles et demande d’établissement d’une déclaration de créance (délai de 45 jours ouvrables maximum, sous-réserve de prolongation en cas de demande d’informations complémentaires par la Direction des Relations extérieures).

4° introduction par le bénéficiaire d’une déclaration de créance (délai de 30 jours ouvrables) à l’attention de la Direction Comptabilité, Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale, rue du Progrès 80, boite 1, 1035 Bruxelles avec la mention Relex.

5° paiement de la subvention (délai de 30 jours ouvrables, sous réserve de disponibilités budgétaires suffisantes).

Lorsque la subvention est liquidée en plusieurs tranches, les étapes suivantes seront suivies

- pour la première tranche et les tranches intermédiaires :

1° introduction par le bénéficiaire d’une déclaration de créance (délai de 30 jours ouvrables) à l’attention de la Direction Comptabilité, Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale, rue du Progrès 80, boite 1, 1035 Bruxelles avec la mention Relex.

2° paiement de la subvention (délai de 30 jours ouvrables, sous réserve de disponibilités budgétaires suffisantes).

- pour la dernière tranche constituant le solde de la subvention :

1° introduction du dossier final comportant :

le décompte des recettes et dépenses ;
les pièces justificatives pour au minimum le montant de la subvention ;
le rapport d’activité ;
les supports promotionnels.

Ce dossier est à transmettre à l’attention de la Direction Relations extérieures, Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale, boulevard du Jardin Botanique 20, 1035 Bruxelles. Ces documents doivent être introduits avant la date de clôture du subventionnement, comme précisé dans l’arrêté.

2° examen du dossier final par la Direction des Relations extérieures.

3° notification au bénéficiaire du montant des dépenses éligibles et demande d’établissement d’une déclaration de créance (délai de 45 jours ouvrables maximum, sous-réserve de prolongation en cas de demande d’informations complémentaires par la Direction des Relations extérieures).

4° introduction par le bénéficiaire d’une déclaration de créance (délai de 30 jours ouvrables) à l’attention de la Direction Comptabilité, Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale, rue du Progrès 80, boite 1, 1035 Bruxelles avec la mention Relex.

5° paiement de la subvention (délai de 30 jours ouvrables, sous réserve de disponibilités budgétaires suffisantes).

Présentation des pièces justificatives

Les pièces justificatives (factures, honoraires, copie de bail, …) d’un montant supérieur à 500 EUR seront annotées de la mention "Région Bruxelles-Capitale - Direction des Relations Extérieures". Lorsqu’une pièce justificative est utilisée pour plusieurs pouvoirs subsidiants, la ventilation entre pouvoirs subsidiants sera également reprise.

Les pièces justificatives seront soit acquittées, soit accompagnées des preuves de leur paiement (extraits de compte bancaire ou toute autre forme de preuve de paiement). Comme tempérament à cette règle, des copies des pièces justificatives ou des copies de preuves de paiement sont admises.

Elles doivent être numérotées selon l’ordre chronologique et précédées d’une liste reprenant, dans l’ordre des numéros de pièces: le nom du fournisseur, la date de la pièce, le montant hors TVA, le montant TVA comprise si elle est due.
La liste sera clôturée par un total et sera datée et signée par une personne habilitée à engager le bénéficiaire.

Contrôle des subventions

L’octroi d’une subvention implique pour son bénéficiaire qu’il accepte sans réserve les contrôles de son usage par les autorités compétentes mandatées pour ce faire, soit les services de la Région de Bruxelles-Capitale, l’Inspection des Finances et la Cour des Comptes. Ces contrôles sont effectués sur pièces et/ou sur place aux fins de vérifier si la subvention a effectivement été consacrée à la réalisation de l’objet pour lequel elle a été octroyée dans le respect de la loi, et notamment si le bénéficiaire a la qualité de pouvoir adjudicateur, du respect des règles en matières de passation, d’attribution et d’exécution des marchés publics.

Les articles 92 à 95 de l’ordonnance organique du 23 février 2006 portant les dispositions applicables au budget, à la comptabilité et au contrôle sont d’application immédiate et générale dès qu’il est question d’une subvention.

Ces articles sont reproduits in extenso ci-dessous:

Art 92:   Conformément à l’article 11 de la loi du 16 mai 2003, précitée, toute subvention accordée par l’entité régionale ou par une personne morale subventionnée directement ou indirectement par l’entité régionale, en ce compris toute avance de fonds récupérable consentie par eux sans intérêt, doit être utilisée aux fins pour lesquelles elle est accordée.

Sauf dans les cas où une disposition légale ou réglementaire y pourvoit, toute décision allouant une subvention précise la nature, l’étendue et les modalités de l’utilisation et des justifications à fournir par le bénéficiaire de la subvention.

Tout bénéficiaire d’une subvention doit justifier de l’emploi des sommes reçues, à moins qu’une ordonnance ne l’en dispense.

Art 93:   Conformément à l’article 12 de la loi du 16 mai 2003, précitée, par le seul fait de l’acceptation de la subvention, le bénéficiaire reconnaît à l’entité régionale le droit de faire procéder sur place au contrôle de l’emploi des fonds attribués.

L’organisation et la coordination des contrôles sont réglées par le Gouvernement. Celui-ci fait appel notamment, pour ce contrôle, aux inspecteurs des finances.

Art 94:   Conformément à l’article 13 de la loi du 16 mai 2003, précitée, est tenu de rembourser sans délai le montant de la subvention, le bénéficiaire:
1°   qui ne respecte pas les conditions d’octroi de la subvention,
2°   qui n’utilise pas la subvention aux fins pour lesquelles elle est accordée,
3°   qui met obstacle au contrôle visé à l’article 93,
4°   qui perçoit déjà une subvention d’une autre institution pour le même objet, sur la base des mêmes pièces justificatives.

Lorsque le bénéficiaire reste en défaut de fournir les justifications visées à l’article 92, il est tenu au remboursement à concurrence de la partie non justifiée.

Art 95:   Conformément à l’article 14 de la loi du 16 mai 2003, précitée, il peut être sursis au paiement des subventions aussi longtemps que, pour des subventions analogues reçues antérieurement, le bénéficiaire reste en défaut de produire les justifications visées à l’article 92 ou de se soumettre au contrôle prévu par l’article 93.

Lorsqu’une subvention est payée par fractions, chaque fraction est considérée comme une subvention indépendante pour l’application du présent article. »